为适应高等教育改革的需要，维护国家学籍电子注册制度和学历证书的严肃性，维护高等教育的公平、公正，保护学生的合法权益，根据《教育部21号令》、《高等学院学生学籍学历电子注册办法》和《安徽省改革和加强普通高等学院学生学籍学历管理工作的意见》等有关规定，规范我院学籍学历管理工作，结合我院实际情况，特制定我院学籍学历电子注册管理工作流程：
一、新生学籍电子注册工作
1、新生学籍电子注册以教育部每年网上公布的网上录取名单和学院招生办提供的录取名单做为依据。
2、新生学籍电子注册安排在每年的9月至10月，电子注册以当年招生录取信息为准，分为报到入学、放弃入学资格、保留入学资格、取消入学资格四种形式，新生经网上注册后，方能成为有学籍在校生。
3、10月至11月，根据教育部和普通高等学院学生管理规定，对其进行新生入学资格复查，复查核对以下录取内容：
（1）、辅导员逐一查验新生的高考电子档案照片、学生档案中的照片、身份证、个人履历等是否与学生本人一致。
（2）、认真核对录取通知书上考生号、等是否有涂改或其它异样迹象。
（3）、核查新生入学后所填写有关材料的字迹是否与考生纸质档案中的本人填写内容的字迹一致。
（4）、认真核对学生姓名、性别、民族、身份证号、录取专业是否有误。
（5）、对入伍申请保留入学资格的新生，认真审核录取资格，办理好相关手续并在学信网学生个人信息中标注“参军入伍”。
（6）、对信息变动（改名字、改身份证号等提供合法性证明材料，如原始出生证明等）。
4、信息核对工作完成后，在教育部规定时间内完成新生学籍电子注册工作，确保新生学籍注册一个不能漏，不该注册的一个不注册。
5、12月份，各系部组织新生在中国高等教育学生信息网上查询本人学籍注册结果。辅导员指导和督促每位新生上网查询本人学籍注册结果，各系部学籍管理辅导员将新生信息查询的结果（信息查询人数，信息有误人数等）及时报学生处，确保新生网上查询率100%。
二、在校生学年电子注册
注册目的：学年电子注册是对在校生新学年学习资格的认定，对在校生在校期间全过程的规范化、信息化管理。
1、每年的9月至11月进行在校生学年电子注册工作。
2、在校生电子注册以学籍库为基准，信息变更情况需上报教育厅审批，注册完成形成当年的在校生学籍库。
（1） 注册内容：学年电子注册内容包含各年级在校生新学年学籍注册、上一学期的学籍变动等情况的网上标注。
（2） 学籍异动：升级、跳级、留降级（重修）、转专业、转学（转入、转出）、专升本、本转专，入伍保留学籍、休学、复学；
（3） 学籍注销：退学、取消学籍、开除学籍、死亡等其他原因；
3、各系部及时上报学籍变动情况。
4、上报学生转专业数据，报省教育厅审批。
三、毕业生学历电子注册（即时电子注册）
目的：确保学生学历电子注册信息的准备性，再次确认其学籍身份，确保每位毕业生获得学历证书资格。
1、毕业生电子图像采集
（1）毕业前一学年上半学期（3月至5月份），学生进行毕业生电子注册图像采集，毕业生的像片拍摄、整理工作统一由教育部指定机构安徽新华图片社在指定的时间内到校进行采集完成。
（2）学生处整理、统计预计毕业生名单发到各系部，系部各班级进行预计毕业生数据的第一次核对、整理并反馈给学生处，组织学生在规定的时间按表上顺序进行电子图片采集，不进行照片翻拍，采集后的数据学生处按要求整理报新华图片社。
（3）未能在规定时间拍摄像片的学生，请主动与所在系（部）联系，数据及时报学生处登记后，按规定时间自行到指定地点（合肥市六安路新华图片社大厦24层）补拍。
（4）因学生个人原因未采集到像片而未能于毕业当年领取学历证书者，由学生本人负责，未经电子注册的毕（结）业证书，国家不予承认。
（5）按要求及时通知毕业生进行电子注册图像及毕业生信息网上查询核对，学籍、学历、电子注册图像、学历认证等查询网址：http://www.chsi.com.cn。
2、 毕业生资格（数据）审核，学生处对预计应届毕业生进行毕业生资格审核，纸质核对表经学生本人签字、班主任签字、系部专职辅导员签字及系部领导签字盖章确认后，形成电子注册名单。
复查内容：学生对本人毕业信息进行核对确认（包括姓名、性别、出生年月、身份证号、专业、民族、层次等），班主任确认本班级毕业生人数及学籍变动情况，系部专职辅导员确认本系部各班级毕业生人数及相关学籍异动情况，系部书记确认本系部毕业生总人数。
3、 5月份统计、整理毕业生数据。
4、 6月份打印毕业生证书，各系部贴本系部毕业生证书照片及盖证书钢印。
5、 上报毕业生学历电子注册（即时注册）时间为每年7月份。
6、 办理毕业生派遣及发放毕业证书。
7、 学历注册后即可查询。
本工作流程由学生处负责解释