学院各部门、各二级学院：
为切实规范学院档案管理，确保档案资料齐全、完整、系统，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《安徽省高校档案管理办法》的要求，结合我校实际，现就加强档案管理工作通知如下：
1.高度重视档案资料收集。各部门要进一步强化档案资料收集意识，做到应收尽收。凡在教学、科研、党政管理等活动中形成的对学院和社会有保存价值的各种文字（文件）、图表、声像、实物等不同载体资料，要及时做好登记和收集整理，并妥善保管，以便后期归档。人事变动时应做好档案资料交接工作，以防资料丢失。
2.认真开展全面梳理。各部门要将上一年度保存的各类文件、资料、档案及实物进行一次全面梳理，按照学院《档案的归档范围和保管期限表目录》的有关规定，分类整理立卷归档。归档材料必须为原件，复印件、传真件等一般不能作为归档材料。在整理过程中，要逐卷（件）检查，不缺页、漏项，不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏，并按要求填写归档目录表。为了便于工作，各部门可保留一套常用档案材料的复制件。
3.及时做好移交归档。各部门要将本部门收集完整、整理齐全和立卷后的归档材料，及时移交至学院综合档案室。移交归档的材料要完整齐全，并符合归档要求，交接双方需当面办理移交手续；无需归档的材料，部门自行留存；不得将应归档材料据为己有。各部门要将年度档案归档工作纳入年度部门绩效自评，同时采取定期和不定期自检，做好有关材料的查漏补缺工作，确保档案材料的完整性和实用性。
4.移交档案相关要求
（1）移交时间：文书档案（包括文字、图表、声像等）应在次年6月底前归档，教学学籍档案应在当年10月底前移交，财会凭证档案可3年以后移交。所有档案在移交时须填写移交清单，一式两份，双方验收签字。
（2）仪器设备档案资料收集：学院仪器设备价值10万元以上的，请国资办协助使用单位收集齐全并移交至综合档案室验收，校办档案室验收签字后财务处方可进行结算。
（3）基建档案：基本建设项目档案（各种建筑物、构筑物、水电工程、地上地下管线等）实行档案登记和完整归档管理制度，从合同签订到项目竣工，每一阶段的基建档案须及时归档，由基建处收集齐全统一移交至综合档案室。校办档案室验收签字后财务处方可进行结算。
校办公室
2019年6月11日