第一章 总 则
第一条 为了加强学院档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在学院教学、科研、管理和学院其他各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《普通高等学院档案管理办法》（教育部27号令）等有关文件精神，结合学院档案管理工作实际，制定本办法。
第二条 学院档案是指学院从事教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的，对师生员工、学院和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的原始记录。
第三条 学院档案是学院党政管理、教育教学管理活动的依据，是学院人才培养水平评估、编写校史和进行德育教育的基础，是衡量学院综合管理水平和反映学院教学质量的重要标志，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于保管和开发利用。
第四条 学院档案工作是学院建设的重要基础工作之一。学院将档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第二章 领导体制、档案机构及其职责
第五条 学院档案工作受省教育厅的领导，业务上接受省档案局的指导、监督与检查。
第六条 学院在院长领导下做好档案工作，由一名院领导分管档案工作，并成立档案工作委员会。
第七条 学院设综合档案室，隶属学院办公室。档案室是学院档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本院档案的机构。全院各单位的档案工作接受档案室的监督、指导和检查。
第八条 档案室的基本任务如下：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；
（二）建立健全学院各类档案工作规章制度，并监督、指导、检查执行情况；
（三）组织全院档案人员的业务培训；
（四）负责各类档案和资料的接收、征集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和统计工作；
（五）开展档案和资料的开发和利用工作；
（六）参与学院档案信息工作整体化建设；
（七）编辑档案参考资料和检索工具；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
第九条 学院院级领导干部，一方面要督促、检查、总结分管部门的档案工作任务完成情况，另一方面分管人、财、物等的领导，在职权范围内应尽可能为档案工作提供必要的工作条件。
第十条 对情况特殊的单位，可视工作需要，经校档案工作委员会批准，其档案可采用集中管理、分级保管的形式由部门暂时保管。这些部门均需指派专人负责档案工作，业务上受档案室指导，并定期向档案室移交档案目录。
第十一条 学院各部门必须有一名负责人主管该部门的档案工作。并根据实际情况配备专（兼）职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。
第十二条 档案专职人员列入学院事业编制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。编制人数根据学院规模及工作量情况确定。
档案人员必须政治立场坚定，政治理论、思想作风和职业道德水平较高，具备一定的基础知识、专业知识和相关知识，较强的工作能力。
档案工作人员属档案专业技术人员，按档案专业技术职务评聘条例，实行专业技术职务聘任制。
第三章 档案管理
第十三条 学院档案管理按照档案工作的档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系建设要求开展工作。
第十四条 学院应建立健全档案工作的检查、考核与评估制度，提高学院档案管理水平。学院应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
第十五条 学院应将档案工作纳入学院教学、科研和管理的整体考核指标体系。学院各职能部门应当将档案工作纳入年度工作计划和总结，明确本部门分管档案工作的负责人和兼职档案人员，负责本单位档案日常管理和立卷归档工作。
第十六条 学院应当实行电子文件材料与纸质文件材料同步归档。文件材料的归档范围见《安徽职业技术学院档案归档范围和保管期限表》。
第十七条 学院实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。各系（部门、单位）的兼职档案人员要随时收集应当归档的材料，及时存放在专用袋（夹、盒）内。在年终或课题完成时，对积累的材料进行系统整理组卷、编目后向档案室移交。
第十八条 学院部门立卷具体分工如下：
（一）全校性、综合性的党政类文件材料分别由党委办公室、校长办公室负责归档。其余按职能部门分工负责相应门类档案的立卷归档工作。
（二）归档内容涉及多个部门办理的，由一个主要职能部门归口，其他部门可将材料向归档部门移交。
第十九条 凡归档的文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰；不能用易褪色（如铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等）、易变质的材料书写；不能有金属物装订。要符合《高等学院档案工作规范》要求。
第二十条 归档时间和程序：
（一）党政管理类和能按年度归档的内容在次年六月底以前归档。
（二）教学类和按教学年度归档的材料在当年寒假前归档。
（三）科研、基建、设备项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后3个月内归档。
（四）财会类档案由会计机构整理归档。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由会计机构保管1年，期满后移交学院档案室统一保管。
（五）随时接收上级规定应接收的档案。
（六）接收档案必须履行相应手续，填写移交清单（册），一式二份，交接双方要签名盖章。归档单位与档案室各一份分别保存。
第二十一条 学院档案室根据国家教委颁发的《高度学院档案实体分类法》、《高等学院档案工作规范》的要求，负责对档案进行分类、编制档号、上架排列，做好入库工作。
第二十二条 档案室对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十三条 加强档案保护技术，以防为主，防治结合，及时修复受损档案。对重要档案和破损、褪色修复的档案应及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十四条 学院与其他单位分工协作并以本校为主承担完成的项目，学院档案室应当保存完整一套档案，本校协助完成的项目应保存自身项目的档案。协作单位应当配合做好整理、立卷和移交工作。
第二十五条 对于个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案室移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
第二十六条 对于存放于社会，对学院有重大影响的各种载体形式的文件材料，学院应提供必要的经费对其征集。
第二十七条 学院档案室应当开展以重大校史事件、校史名人及学院重大建设成果等为主题的特色档案资源建设。
第二十八条 学院各项活动中形成的，或者在学院对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学院发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等，应当由学院档案室集中管理。
第二十九条 档案室应当对所保存的档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。
第三十条 档案库房实行专人保管制度，明确责任，库房环境和设施要达到档案保管要求，做好防火、防潮、防高温、防强光、防尘、防虫、防有害气体、防盗等工作。并严格执行档案接收、管理和借阅制度，及时做好登记，随时入库。未经批准，任何人员一律不得进入库房；未经批准，任何人员不得私自将档案携带出档案库房。
第三十一条 学院应做好档案统计工作，定期对全宗、案卷（件）数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计。
第四章 档案的利用与公布
第三十二条 档案室应采取多种措施，开放档案信息资源，加强档案的编研工作，积极主动地为学院各项工作服务。
第三十三条 凡查阅、利用档案，均应按规定办理利用手续。对借出档案，档案室要定期催还，并检查归还档案是否完好，若发现损坏或丢失，应写出书面报告，报学院处理。
第三十四条 学院档案室应按国家有关规定公布档案，未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密等知识产权问题的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成部门规定限制利用的；
（五）涉及学院内部秘密的。
第三十五条 凡是持有合法证明的单位或者持有合法证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。如查阅非本部门归档的带有密级的或者限制使用的档案时，须持本部门介绍信，经档案分管领导同意方可查阅。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第三十六条 重要的、珍贵的档案和资料，一般不提供原件。如有特殊需要，须经分管档案工作的院领导批准。
凡摘抄、复制的档案须经档案室核准并加盖学院公章，与原件具有同等效力。复制档案一般由档案室负责。
档案利用中档案原件原则上不得外借。如有特殊情况须经报请院长批准。档案原件外借必须有完备手续，并建立限时催还机制。
第三十七条 档案室应当积极开展档案的编研工作，根据需要有计划、有步骤地对档案资料进行研究整理并编印组织沿革、大事记、会议简介、基础数字汇集、专题概要等。
第三十八条 学院档案室应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作，传播档案学知识，为文秘专业学生教授档案学课程、接待学生实习等。
第三十九条 档案利用根据《档案法》的规定采取有偿服务和无偿服务相结合的原则。
第五章 条件保障
第四十条 学院档案工作所需经费单独立项，列入学院预算，统筹解决。基本满足档案室购置档案备品工具、培训人员、订购资料、举办展览、印制资料、维修设备、安全防范等开支需要。
第四十一条 学院为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，并做到档案库房与公共办公区域分开并自成体系，档案阅览室和整理间必须分开独立配置。库房面积满足了档案工作发展的需要，留有存储空间，满足今后至少20年档案增量保管的需要。
第四十二条 学院应当设立专项经费，为档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案室建设，保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。
第六章 奖励与处罚
第四十三条 学院应建立考查、考核和评估制度、明确岗位责任。对于在档案工作中做出突出贡献的单位和个人，应由学院给予表彰和奖励。
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案学研究及档案编研工作中做出重要贡献的；
（三）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学院的；
（四）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十四条 有下列行为之一的，学院应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人依法给与处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附 则
第四十五条 本办法由综合档案室负责解释。
第四十六条 本办法自公布之日起施行。过去的有关规定与本办法相抵触的，以本办法为准。